وقت کم میآورم! این جمله را هم خودتان گفتید و هم بارها شنیدید؛ ولی واقعاً دلیل اصلی ناتوانی در مدیریت زمان چیست؟
اینکه بتوانیم زمان را در دست بگیریم و مدیریت کنیم، یک مهارت است که در این مقاله، با آن کامل آشنا میشوید.
قرار است اول ببینیم مدیریت زمان یعنی چه و پس از آن هم تکنیکها و اصول آن را همراه با مثال و راههای تقویت با هم بررسی کنیم.
مدیریت زمان بهمعنای مهارت برنامهریزی موثر برای زمان است؛ یعنی توانایی شما در استفاده از زمان بهطور موثر برای رسیدن به نتیجهٔ دلخواه.
وقتی این مهارت را داشته باشید، میتوانید اولویتبندی کنید و به کارها و وظایف خود در محیط کار یا زندگی بهشکلی زمان اختصاص دهید که همه را به درستی انجام دهید.
توانایی مدیریت زمان در زندگی یا محل کار یک معنای ساده دارد: شما عقب نمیمانید! با داشتن این مهارت نرم دیگر خبری از بهانههایی مثل وقت ندارم، نرسیدم انجام بدم یا ای کاش روز ۳۰ ساعت بود، نیست.
خب، این از پاسخ ساده به مدیریت زمان یعنی چه! برویم با اصول آن آشنا شویم و اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم؟
در دل مهارت مدیریت زمان یا به قول خارجیها، Time Management چند مهارت دیگر دیده میشوند که اگر اجازه دهید به آنها اصول مدیریت زمان بگوییم:
برنامهریزی
اولویتبندی
هدفگذاری
تفویض اختیار
تمرکز
نه گفتن و مشخصکردن مرزها
انعطافپذیری
اتوماسیون
مدیریت استرس
ضعف در هرکدام یک معنای مشخص دارد: وقت کم میآوریم 🙂 پس بیایید هرکدام را جداگانه بررسی کنیم و ببینیم چطور میتوانیم زمان را در نهایت مدیریت کنیم.
تا وقتی ندانید قرار است چه کارهایی انجام دهید، چطور میتوانید زمانی مشخص را به آن کار اختصاص دهید؟ برنامهریزی به شما کمک میکند واقعبینانه، زمان را بین چند کار تقسیم کنید.
بهعنوان مثال، شما ساعت ۹ تا ۱۸ سر کار هستید و با خودتان میگویید ۹ ساعت وقت دارم ۵ وظیفهٔ مرتبط با پروژه را انجام دهم!
ولی وقتی برنامهٔ روز را روی کاغذ میآورید، میبینید باید ناهار بخورید و ۲ جلسهٔ یکساعته هم دارید. در آخر هم باید ۳۰ دقیقه زودتر بروید که به نوبت دندانپزشکی برسید. هنوز هم ۹ ساعت وقت دارید؟
اجازه دهید کمی جزئیتر به قضیه نگاه کنم: ناهار با آمدن و رفتن به سالن غذاخوری حداقل یک ساعت زمان نیاز دارد. برای رفتن به جلسه و برگشتن هم ۳۰ دقیقه زمان نیاز دارد؛ بعد از جلسه هم ۱۵ دقیقه زمان نیاز دارید تا هم استراحت کنید و هم صورتجلسه را بنویسید.
همان طور که میبینید، ۲ ساعت و نیم دیگر از آن ۹ ساعت کم شد! برنامهریزی است که به شما اجازه میدهد واقعیت را ببینید؛ اینکه دقیقاً چقدر زمان دارید و کدام کار را باید در اولویت بگذارید.
پیشنهاد میکنم مقالهٔ «پاسخی برای چگونه برنامهریزی کنیم که به آن عمل کنیم؟» را مطالعه کنید تا بیشتر در این زمینه استاد شوید.
حتی با برنامهریزی دقیق، باز هم ممکن است با کمبود زمان دستوپنجه نرم کنید. چرا؟ چون احتمالاً نمیدانید چه کاری را واقعاً باید الان انجام دهید و چه کاری را میتوانید برای زمان دیگری بگذارید؛ یعنی اولویتبندی!
برای مدیریت زمان در زندگی یا محل کار باید بتوانید تصمیم بگیرید کارها و وظایف را به چه ترتیبی انجام دهید. از ابزارهای مدیریت زمان مثل TickTick برای برنامهریزی استفاده کنید و سپس تصمیم بگیرید کدام کار فوری و ضروری و کدام غیرضروری است.
چرا میگویم از ابزار استفاده کنید؟ تیکتیک به شما اجازه میدهد برچسب بزنید تا بدانید انجامدادن کدام کار مهم و ضروری است و کدام کار اهمیتی ندارد و حتی ضروری نیست.
پس از آن، همین ابزار برای شما ماتریس آیزنهاور را بر اساس چیزی که در بخش بالا ثبت کردید، آماده میکند. حالا چطور میتوانید از این ماتریس برای اولویتبندی بهره ببرید؟ بهطور کلی، قبل از هرچیزی تکلیف این ۲ مسئله را مشخص کنید:
فوریت کارها
اهمیت کارها
پس از آن هم اولویت انجامدادن کارها بهترتیب زیر است:
ضروری و مهم
غیرضروری و مهم
ضروری و کماهمیت
غیرضروری و کماهمیت
به همان مثال بخش بالا برگردیم؟ مثلاً یکی از جلسههای شما ضروری است، ولی اهمیت کمی دارد. میتوانید از یکی از همتیمیها بخواهید بهجای شما در آن جلسه شرکت کند.
تا اینجای کار، به فعالیتهای روزانه اشاره کردم؛ ولی همین الگو و چیزهایی را که گفتم، میتوانید برای برنامهریزی هفتگی، ماهانه یا حتی بلندتر هم به کار ببرید.
۳. هدفگذاری
هدفگذاری فرایندی است که در آن اهداف و مقاصد خود را با یک برنامهٔ مشخص برای دستیابی به آنها مشخص میکنید (منبع: Indeed). هدفگذاری کلید و راز موفقیت شماست؛ چه در زندگی و چه در محل کار.
هدفگذاری راهی است که برای سنجش پیشرفت و توسعه فردی به آن نیاز دارید؛ چراکه میتوانید آن را اندازه بگیرید. وقتی بدانید هدف شما چیست، اولویتبندی هم راحتتر میشود؛ دیگر خبری از استرس یا غرقشدن در کارهای غیرضروری نیست.
هدفگذاری درست برای شما مزایایی دارد:
عوامل حواسپرتی را از زندگی حذف میکنید
اعتمادبهنفس شما بالا میرود
در خودانگیزشی بهتر عمل میکنید
برای رسیدن به آنچه که میخواهید، بهتر برنامهریزی و اولویتبندی میکنید
بالاتر گفتم شاید تصمیم بگیرید کار ضروری، ولی کماهمیت را به دیگری بسپارید؛ مثلاً بهجای شما به جلسه برود. به این کار میگویند تفویض اختیار.
واگذاری کارها به دیگران را باید یاد بگیرید یا مدیریت زمان شدنی نیست! البته ضعف در تفویض اختیار ۲ رو دارد:
کارها را به دیگران نمیسپاریم و همه را خودمان میخواهیم انجام دهیم
کارها را به فرد اشتباه میسپاریم و کار خودمان ۲ برابر میشود!
مثلاً در زمانی که مدیریت محتوای یکتانت بر عهدهٔ من بود، تصمیم گرفتیم پستهای بلاگ را به دیگر نویسندهها بسپاریم تا به کارهای فوری و مهم برسیم.
یک مشکلی بین راه پیش آمد: ویرایش و بررسی کیفیت مقالههای تخصصی و مرتبط با محصول خودمان خیلی طول میکشید؛ انگار خودمان از اول نوشتیم!
پس صرفهجویی در زمان با تفویض اختیار وقتی رخ میدهد که ۲ اصل را رعایت کنیم:
برخی کارها را طبق اولویتبندی به دیگران بسپاریم
کارها را به کسانی بسپاریم که توانایی و مهارت انجامدادن آنها را دارند
واگذاری وظایف حجم کارها را کم میکند و در نتیجه، تمرکز شما بیشتر میشود و استرس کمتری دارید.
شما وقتی میتوانید وظایف خود را انجام دهید که تمرکز داشته باشید. منظورم این است به فضایی نیاز دارید که چیزی حواس شما را پرت نکنید.
مثلاً فرض کنید همکار شما مدام حرف میزند و اجازه نمیدهد گزارش عملکرد کمپین را تجزیهوتحلیل کنید. شاید هم نوتیفیکیشنهای حساب توییتر یا اینستاگرام شما یک عامل مزاحم است!
خلاصه اینکه تا وقتی نتوانید از عوامل حواسپرتی دور شوید، خبری از انجامدادن کار هم نیست. سادهتر بگویم: کاری را که میتوانید در ۳۰ دقیقه انجام دهید، ۲ ساعت طول میکشد.
از بین تکنیکهای مدیریت زمان که به شما اجازه میدهند روی کارها تمرکز کنید، طبق تجربه، تکنیک پومودورو (Pomodoro Technique) خوب جواب میدهد.
تایمر را روشن کنید و ۲۵ دقیقه کاملاً به کار موردنظرتان بپردازید. حالا ۵ دقیقه استراحت کنید و بعد از آن، ۲۵ دقیقه مجدد کار کنید. بعد از ۴ پومودورو، استراحت طولانیتر (مثلاً ۱۵ دقیقه) داشته باشید.
در آن ۲۵ دقیقه، نوتیفیکیشن گوشی را ببندید و اگر همکارتان هم با شما صحبت کرد، از او بخواهید تا منتظر بماند.
ابزار تیکتیک را بالا معرفی کردم، یادتان هست؟ این ابزار بهغیر از ماتریس آیزنهاور، یک بخش مخصوص پومودورو دارد تا هم زمان بگیرید و هم آن را ثبت کنید؛ حتی میتوانید مشخص کنید برای کدام کار تمرکز کردید!
بهعنوان مدیر تیم، باید راهی برای تمرکز افراد تیم پیدا کنید. مثلاً فراهمکردن اتاق تمرکز یک راه است؛ در این اتاق، کسی با کسی حرف نمیزند و همه روی کار خود تمرکز میکنند.
یک راه دیگر؟ فرض کنید در تیم خود نویسنده دارید. تولید محتوای متنی به تمرکز زیادی نیاز دارد یا آمادهکردن یک پست چند روز طول میکشد. شما میتوانید ۲ روز در هفته به نویسنده اجازه دهید در خانه کار کند تا بدون حواسپرتی، محتوا را آماده کند.
یک راه دیگر هم میشود مشخصکردن ساعتی برای استراحت یا گفتوگو با دیگر اعضای تیم! همچنین با افرادی که باعث میشوند بقیه تمرکز خود را از دست دهند، صحبت کنید، فیدبک دهید و سعی کنید متوجه شود چه ضرری به تیم میزند.
چه در سطح کارشناس و چه در سطح مدیر، شما باید بلد باشید بگویید نه! مدیر تیم یا همکارتان از شما کاری را میخواهد و وقت ندارید؟ دربارهٔ ظرفیت و حجم کاری فعلی خود صادق باشید. وقتی مسئولیتهایی را گردن میگیرید که خارج از توان شماست، از کارهای مهم عقب میمانید.
بهعنوان مدیر تیم باید نهگفتن را بیشتر بلد باشید؛ وقتی حجم کار تیم را بدون توجه به توانایی و منابع تیم افزایش میدهید، فقط باعث میشوید کارایی تیم کم شود.
اجازه دهید ۲ مثال بزنم. امروز مهمانی دعوت میشوید، ولی قبل از آن، میدانید باید پروژه را تا فردا تحویل دهید؛ رفتن به مهمانی مساوی است با عقبافتادن کارتان! پس بدون خجالتی دعوت دوست خودتان را رد کنید.
حالا برعکس! چهارشنبه قبول میکنید کاری را انجام دهید که میدانید باید در تعطیلات مشغول آن شوید؛ یعنی برنامهریزی برای استراحت و مدیریت انرژی پر!
این چه ضرری دارد؟ بالاخره کار است، باید انجام شود! نه، پذیرش این کار، بهخصوص بهطور مکرر، باعث میشود خسته بمانید، انرژی از دست دهید، کلافه شوید و کمکم در مدیریت استرس ضعیف شوید. در نهایت هم میشود ضعف در مدیریت زمان و جدایی از سازمان 🙁
دربارهٔ عوامل حواسپرتی هم در بخش بالا صحبت کردم. اگر همکارتان با شما زیاد صحبت میکند، یکی از راهها مشخصکردن مرزهاست؛ مثلاً وقتی هدفون روی گوش شماست یا در اتاق بسته است، به این معناست که نباید کسی مزاحم شود، سوال بپرسید یا هرچیز دیگری!
شاید بگویید همین حالا گفتی نه بگویید! بله، گفتم باید نهگفتن را تمرین کنیم؛ ولی همزمان باید انعطافپذیر هم باشید.
پذیرش مکرر کارها خارج از توانایی و منابعی که در اختیار دارید، چیزی بهغیر از شکست به ارمغان نمیآورد؛ ولی گاهی اوقات، میتوان با عقبانداختن کارهای غیرضروری، کارهای جدید را انجام داد.
ممکن است برخی کارها بیشتر از آن چیزی که انتظار دارید، طول بکشد یا مدیر تیم یک کار با اولویت بالا به شما بسپارد. چاره چیست؟ در برنامهٔ روزانه و هفتگی خود همیشه یک جای خالی برای کارهای لحظهآخری داشته باشید؛ جلوتر از زمان حرکت کنید.
گاهی اوقات، نهگفتن بهمعنای رد کامل درخواست نیست؛ یعنی شما گفتوگو میکنید تا کار را به زمان دیگری که به اهداف شما آسیب وارد نشود، موکول کنید.
از اتفاقهای غیرمنتظره نترسید؛ برخی چیزها مثل قطعی اینترنت یا برق، لغو جلسه یا اضافهشدن پروژه دست شما نیست. در این شرایط، باید مجدد برنامهٔ خود را تنظیم و یک بار دیگر، ترتیب کارها و اولویتها را مشخص کنید.
درگیری با کارهایی که میشود بهطور خودکار انجام شوند، چیزی بهغیر از خستگی، هدر رفتن وقت و کلافگی برای شما ندارد. اینجا باید به ابزارها و تکنولوژی سلام کنید!
نرمافزارهای مدیریت پروژه مثل نوشن، ابزارهای مدیریت زمان مثل تیکتیک، CRM یا حتی ابزار سادهای برای پاسخ خودکار به دایرکت پیج اینستاگرام به شما در صرفهجویی زمان کمک میکند (منبع: Coursera).
اجازه دهید مثال بزنم. فرض کنید قرار است هر هفته دربارهٔ تعداد پستهای بلاگ منتشرشده، هزینهٔ محتوا، ترافیک بلاگ، وضعیت ایبوکها، تعداد ثبتنامیها، تعداد فروش و… گزارش دهید.
بهتر است هر هفته پای تمام گزارشها و ابزارها بنشینید و برای جلسه آماده شوید یا داشبوردی با لوکر استودیو آماده کنید که تمام اطلاعات در آن بهطور خودکار ثبت شود؟ یک خوبی دیگر هم داشبورد دارد: میتوانید طبق زمان مقایسه کنید؛ مثلاً هفتهٔ پیش را با این هفته 🙂
استرس بلای جان شما و زمان است! دردسرهایی که دارد:
تمرکز نمیکنید
خسته میشوید
شک دارید
سر زمان مقرر، کار را تحویل نمیدهید
ورزش، یوگا، خوردن میانوعده، خواب کافی و… همه در مدیریت استرس و بهدنبال آن مدیریت زمان به شما کمک میکنند. گنجاندن فعالیتهایی برای کاهش استرس در برنامهٔ روزانه مثل انواع مدیتیشن به افزایش بهرهوری شما در طول روز منجر می شود.
طبق تجربه، تفکیک زندگی شخصی و کاری هم به شما کمک میکند استرس را مدیریت کنید. گفتم مرزها را مشخص کنید، یادتان مانده؟ چند راه مرتبط با مدیریت استرس هم میگویم:
اگر از تلگرام استفاده میکنید، شمارهٔ کاری را از شخصی جدا کنید
با همکاران خود صحبت کنید که فقط در شرایط حیاتی و ضروری در روز تعطیل یا مرخصی پیام کاری دهند
نوتیفیکیشن ابزارهای مرتبط با کار را پس از ساعت کاری یا در روزهای تعطیل خاموش کنید
سعی نکنید همهچیز را کامل تحویل دهید! مثلاً شاید وقت نداشته باشید برای سخنرانی آماده شوید. ۲ راه دارید:
افزایش استرس و یک سخنرانی خیلی ضعیف
تمرکز روی ارائهٔ نکات مهم و ارائهٔ سخنرانی خوب
با راه دوم، شاید سخنرانی شما «عالی» و «کامل» نباشد، ولی چیزی خوب تحویل دادهاید!
در آخر اینکه سنگ بزرگ نشانهٔ نزدن است! کارهای بزرگ را به چند کار کوچک تقسیم کنید. پس از آن، برای هرکدام برنامه بریزید تا در نهایت به آن کار بزرگ ختم شوند؛ اولویتبندی هم که فراموش نشود 🙂
برای کاهش استرس، پیشنهاد میکنم مقالهٔ «منظور از مایندفولنس چیست و چه کمکی به شما میکند؟» را مطالعه کنید.
مدیریت زمان یک مهارت است که میتوانید با آگاهی نسبت به آن، بهتر از قبل باشید. کتابهای مدیریت زمان در این زمینه به شما کمک میکنند. ۳ مورد از محبوبترین کتابها را در این بخش معرفی میکنم.
اگر نظر شخصی خودم را بپرسید، نمیشود به تمام کتابها و گفتههای برایان تریسی اعتماد کرد؛ ولی ۲ کتاب او را قبول دارم. یکی کتاب روانشناسی در فروش که قبلاً در سایت یکتانت معرفی کردم و یکی هم کتاب مدیریت زمان که اینجا معرفی میکنم.
این کتاب ۲۱ فصل دارد:
روانشناسی مدیریت زمان
مشخصکردن ارزشها
فکرکردن به چشمانداز و ماموریت خود
رفتن به آینده و نگاهکردن به عقب
تهیهکردن برنامههای مکتوب
بردن پروژهها روی نمودار
تهیهکردن فهرست کارهای روزانه
تعیینکردن اولویتهای شفاف
ماندن در مسیر
مشخصکردن نتایج کلیدی
واگذاری کارها به دیگران
تمرکز قاطعانه
غلبهکردن بر تعلل
قطعهبندی زمان
کنترلکردن وقفهها
دستهبندی کارها
مدیریت تلفن
برگزاری جلسههای موثر
خواندن تندتر، یادآوری بیشتر
سرمایهگذاری روی توسعه فردی
منظمکردن محیط کار
اگر به این فصلها نگاه کنید، تقریباً ۹ اصل مدیریت زمان را در آنها میبینید که در نهایت، به شما کمک میکنند از زمان برای انجامدادن کارها بهطور موثر بهره ببرید.
بنفشه عطرسائی و ژان بقوسیان این کتاب را ترجمه کردند که میتوانید آن را همین حالا از ایران کتاب بخرید: خرید کتاب مدیریت زمان.
برخی عادتها و رفتارها باعث میشود نتوانیم درست برنامه بریزیم، اولویتبندی کنیم و حتی کارهای خود را انجام دهیم.
اگر قرار باشد کتابی برای رفع عادتهای نامطلوب و حرکت بهسمت عادتهای خوب معرفی کنم، کتاب هفت عادت مردمان موثر بهترین گزینه است.
علاوه بر نکاتی که در دل کتاب آمده است، در پیوست کتاب هم یک تمرین گذاشته شده است تا هرچیزی را که یاد گرفتید، بهصورت عملی به کار ببرید.
استیون کاوی در این کتاب به ۷ عادت مهم اشاره کرده است:
کنشگری
اندیشیدن به نتیجه از آغاز
اولویتبندی کارهای مهم
ذهنیت برنده
درک دیگران
همافزایی
تجدید قوا
افراد زیادی کتاب استیون کاوی را ترجمه کردهاند که شما میتوانید همین حالا، آن را از ایران کتاب بخرید: خرید کتاب هفت عادت مردمان موثر.
اگر کمی دربارهٔ مدیریت زمان تحقیق کرده باشید، احتمالاً با اصطلاح یا تکنیک GTD برخورد کردهاید. این تکنیک مخفف نام همین کتاب دیوید آلن است: Getting Things Done.
البته اسم این کتاب، یک بخش دیگر هم دارد: هنر بهرهوری بدون استرس. حالا چطور به بدون استرس میرسد؟
دیوید آلن معتقد است مدیریت زمان یک فرایند است که با پیادهسازی درست آن و نظارت مداوم باعث میشود مغز بهطور خودکار، به مرتبکردن و اولویتبندی کارها بپردازد.
سادهتر: مغزتان یاد میگیرد چه کاری باید در لیست قرار بگیرد، چه کاری باید سریع انجام شود و چه کاری اولویت ندارد.
اگر بخواهم خلاصه کنم، باید بگویم دیوید آلن معتقد است باید سوار بر کارها باشیم و نه اینکه کارها سوار ما باشند!
اجازه دهید یک موضوعی را برای شما یادآوری کنم. امروز چند بار فلان کار (مثلاً پرداخت هزینهٔ اینترنت یا انتشار پست لینکدین) را با خودتان مرور کردید؟
دیوید آلن میگوید چرا ذهن خود را با کارهایی که باید انجام دهید، پر میکنید؟ آنها را بنویسید یا بهتر است بگویم برنامهریزی کنید؛ حالا یا در دفتر برنامهریزی یا ابزارهای مدیریت زمان.
این تکنیک ۵ مرحلهٔ اصلی دارد:
نوشتن کارها (همان خالیکردن مغز که بالا گفتم)
شفافسازی (اولویت کار، اندازهٔ آن و قطعهبندی آن به کارهای کوچک)
سازماندهی (هر کار برای چه پروژهای است؟)
اولویتبندی
اقدام
آلن به ۳ موضوع مهم هم اشاره میکند:
کارهایی را که میتوانید سریع و در لحظه انجام دهید، به لیست خود اضافه نکنید
انرژی خود را در نظر بگیرید و بدانید چقدر برای انجامدادن کارها توان دارید
بهتر است اول و آخر هر روز اولویتها را بازبینی کنید
کتاب سامان دادن کارها را میتوانید همین حالا با ترجمهٔ شهناز کمیلیزاده از ایران کتاب بخرید: خرید کتاب سامان دادن کارها.
کتاب مدیریت زمان خاصی را خواندید که دوست دارید به بقیه و ما پیشنهاد دهید؟
نمیدانم توجه کردید یا نه، ولی هرچه جلوتر میرویم، بیشتر زمان کم میآوریم. دلیل اصلی هم توجهنکردن به نقش مدیریت زمان در زندگی و کار است.
بله، برنامهریزی، مدیریت استرس، اولویتبندی و تمام مواردی را که بالا گفتم، در اول راه سخت هستند و حتی ممکن است شما را خسته کنند؛ ولی انضباط شخصی باعث میشود این کارها بعد از مدتی به روتین زندگی شما تبدیل شوند.
قرار نیست یکشبه به آخر مسیر برسید؛ قدم مورچهای بردارید، ولی همیشه در مسیر باشید 🙂 تمام نکات و مثالهایی که در این مقاله زدم، طبق تجربهٔ چند سال کار بهعنوان کارشناس و مدیر بوده است. خوشحال میشوم نظرتان را بشنوم.
اولین نفری باشید که نظر میدهید
