اگر هر روز برنامهریزی میکنید و به برنامههایتان نمیرسید، شاید با خواندن این مقاله بتوانید نقاط ضعفتان را پیدا کنید و شانس دیگری به خودتان بدهید؛ با این تفاوت که این بار موفق میشوید برنامه روزانه درستی بچینید و آن را عملی کنید! چون از اطلاعات افراد موفق و معروف در زمینۀ توسعه فردی استفاده کرده و ابزارهای لازم را نیز به شما معرفی میکنیم.
در این مقاله یاد میگیرید که چگونه روزهای خود را به گونهای برنامهریزی کنید که آرامتر، متمرکزتر و پربازدهتر باشند و شما را به اهدافتان نزدیکتر کنند.
راستی! اگر فقط بهدنبال ابزار و تمپلیت برای برنامهریزی روزانه هستید، به آخر مقاله مراجعه کنید.
آنچه در این پست میخوانید
برنامهریزی روزانه چیست؟
به بازنمایی کارهایی که در یک روز باید انجام دهید و اولویتبندی آنها، برنامهریزی روزانه گفته میشود. برنامه رزوانه یا Daily Plan میتواند مانند To Do list باشد یا بخشی از اهداف بلندمدت شما را شامل شود.
تفاوت برنامه هفتگی و ماهانه با برنامه روزانه این است که دید بلندمدتتری به شما میدهند و برای هدفگذاری لازمند.
چرا برنامهریزی روزانه مهم است؟
برای نجات روزهایمان!
همه ما میدانیم که برگزاری یک رویداد کاری، جشن خانوادگی یا حنی سفر چند روزه، بدون برنامهریزی، پر از آشفتگی و هرجومرج است؛ اما وقتی که نوبت به سروسامان دادن به روزمرگیهایمان میرسد، اهمیت برنامهریزی روزانه را فراموش میکنیم.
شروع روزها بدون برنامهریزی درست و کاربردی، یعنی هدر دادن انرژی و زمان. پس با برنامهریزی روزانه منظم میتوانیم انرژی و زمانمان را به هدفهای اصلیمان اختصاص دهیم و قدم به قدم به آنها نزدیکتر شویم.
در حالی که برنامهریزی روزانه تنها ۱۰ تا ۱۵ دقیقه زمان میبرد، نتایج فوقالعاده میتواند برایمان داشته باشد.
به گفتۀ نویسنده مشهور، برایان تریسی، در کتاب Eat That Frog!، تنها ۱۰ تا ۱۲ دقیقه برنامهریزی صبحگاهی میتواند حدود ۲ ساعت زمان ازدسترفته را بازگرداند و بهرهوری را تا ۲۵٪ افزایش دهد.
مراحل تدوین برنامه روزانه (گامبهگام)
یک برنامه جامع روزانه شامل موارد زیر است:
- هدف اصلی
- زمانبندی دقیق (Time blocking): یعنی تعیین بازههای زمانی مشخص برای هر کار
- اولویتبندی کارها
- مدیریت انرژی برای انجام کارها در زمان مناسب روز
- وقفههای حسابشده و زمانهای انتقال
در ادامه این مراحل را باز میکنیم و توضیح میدهیم.
۱) شفاف کردن هدف اصلی
منظور از هدف اصلی، هدف یا اهداف بلند مدت سالانه، ماهانه یا فصلی است که میخواهید هر روز قدمهایی را به سمت آن بردارید. مثلاً اگر میخواهید تا آخر سال در آزمون زبان شرکت کنید، باید این هدف را خرد کنید و در برنامههای روزانهتان هم مطالعه زبان را جا دهید.
یا اگر میخواهید حال بهتری داشته باشید، ورزش و میدیتیشن را در برنامه هر روزتان بگذارید.
اگر هم هدف بلندمدتی ندارید (که بهتر است داشته باشید) و فقط میخواهید کارهای روزمره را نظم دهید، یک تا سه اولویت برای روزتان تعیین کنید. حتی بهتر است کارهای مهم هفته را نیز مشخص کنید.
| ☀️ بیشتر بخوانید: مدیتیشن چیست؟ |
۲) زمانبندی روزانه
روشهای مختلفی برای زمانبندی کارها وجود دارد که یکی از آنها Time Blocking یا Time Boxing است. در این روش روز خودمان را به چند بازۀ زمانی مشخص تقسیم میکنیم.
این بازهها میتوانند دقیق باشند (مثلاً از ساعت ۹:۳۰ تا ۱۱:۳۰) یا کلیتر (مثل صبح، ظهر و شب). در تصویر زیر میتوانید نمونه خرد کردن زمانی روزانه به روش Time Boxing را ببینید. (در آخر مقاله قالبها و شیتهای مختلف را برای دانلود، استفاده و پرینت گرفتن قرار دادهایم.)
شاید برایتان جالب باشد که ایلان ماسک هم با آن همه مشغله، از روش Time Boxing برای برنامهریزی استفاده میکند.
۳) اولویتبندی کارها
ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix)، یکی از سادهترین روشها برای اولویتبندی کارهاست. اگر کلی کار روی سرتان ریخته و نمیدانید که از کدام شروع کنید، از ماتریس آیزنهاور کمک بگیرید.
در این روش، کارها بر اساس فوریت و اهمیت دستهبندی میشوند و راختتر میتوانیم بفهمیم چه کاری واقعاً مهم است و چه کاری فقط ظاهراً مهم به نظر میرسد!
ماتریس آیزنهاور از دو محور «اهمیت» و «فوریت» و ۴ بخش (ربع) مختلف تشکیل شده است.
همانطور که در تصویر بالا هم میبینید، چهار ربع ماتریس آیزنهاور عبارتند از:
- ربع ۱ (فوری + مهم): مدیریت بحران؛ پروژههای دارای مهلت زمانی مشخص
- ربع ۲ (مهم + غیرفوری): برنامهریزی استراتژیک؛ توسعه مهارتها، پیشگیری از مشکلات
- ربع ۳ (فوری + کماهمیت): مزاحمتها؛ برخی ایمیلها، جلسات غیرضروری
- ربع ۴ (غیرفوری + کماهمیت): اتلاف وقت؛ استفاده بیش از حد از شبکههای اجتماعی، کارهای بیهدف
چگونه از ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟
اول از همه، تمام کارهایی را که باید انجام دهید یا قصد انجامشان را دارید، یادداشت کنید. سپس باید هر کار را در یکی از چهار ربع قرار دهید.
ربع ۱: فوراً انجامش بده (Do it now)
کارهایی که اگر همین امروز انجام نشوند، پیامد جدی دارند یا به موعد نهاییشان نزدیکاند.
مثال: پروژهای که باید امروز تحویل شود یا پاسخ به یک مشکل اضطراری مشتری.
ربع ۲: برنامهریزیاش کن (Plan it)
کارهای مهم اما غیرفوری. کارهایی که در بلندمدت برای رشد، سلامت و موفقیت تو حیاتیاند اما فوریت ندارند.
مثال: برنامهریزی استراتژیک، یادگیری مهارت جدید، ساختن روابط کاری یا شخصی.
ربع ۳: واگذار کن (Delegate it)
کارهایی که فوری اما غیرمهم هستند. کارهایی که نیاز به انجام سریع دارند ولی تأثیر زیادی در اهداف اصلیات ندارند.
مثال: پاسخ به ایمیلهای کماهمیت، برخی تماسهای تلفنی یا درخواستهای فوری که برای دیگران هم قابل انجام است.
ربع ۴: حذفش کن (Eliminate it)
کارهایی که نه فوریاند و نه مهم؛ این فعالیتها فقط وقت و انرژی شما را میگیرند.
مثال: گشتوگذار بیهدف در شبکههای اجتماعی، کارهای تکراری یا سرگرمیهای بیبرنامه.
پس از دستهبندی وظایف در ماتریس، برای کارهای مهم و فوری (ربع اول) و کارهای مهم ولی غیرفوری (ربع دوم) در تقویم خود بازههای زمانی مشخص (Time Blocks) تعیین کنید.
روشهای دیگری مانند قانون ۳-۳-۳ و ABCDE نیز برای اولویتبندی کارها وجود دارد که در مقالات بعدی میلاپلن به آنها خواهیم پرداخت.
| 🌀 بیشتر بخوانید: چگونه برنامهریزی کنیم که به آن عمل کنیم؟ |
۴) مدیریت انرژی
فقط مدیریت زمان کافی نیست! ما باید بتوانیم انرژیمان را هم برای کارهای مختلف مدیریت کنیم. اما منظور از «انرژی» دقیقا چیست؟
انرژی ما انسانها سه بعد اصلی دارد: جسمی، ذهنی و عاطفی.
انرژی جسمی، قدرت فیزیولوژیک بدنمان برای انجام کارهای مختلف است.
انرژی ذهنی، به ظرفیت مغز برای تمرکز، تصمیمگیری، حل مسئله، خلاقیت و یادگیری گفته میشود.
انرژی عاطفی یعنی توان و کیفیت احساسی انسان برای حفظ انگیزه، تمرکز و ارتباط مثبت با خود و دیگران. این انرژی از هیجاناتی مثل معنا، امید، رضایت و روابط حمایتی تغذیه میکند و در صورت فرسایش احساسی یا تنش، بهشدت کاهش پیدا خواهد کرد.
برای هماهنگکردن برنامهٔ روزانه با نوسان طبیعی این سه نوع انرژی باید:
- خواب کافی داشته باشید
- ورزش یا حداقل حرکات کششی انجام دهید
- آب کافی بنوشید
- بین کارها استراحت پنج دقیقهای داشته باشید
- کارهای تحلیلی یا خلاق سنگین را صبح تا ظهر انجام دهید
- انجام کارهای اجرایی یا تکراری را به بعدازظهر یا عصر موکول کنید
- برای حفظ انرژی عاطفی صبح را با نوشتن یا گفتن ۱ چیز که بابتش سپاسگزار هستید شروع کنید
این لیست میتواند تا صدها سطر هم ادامه داشته باشد؛ اما نکات مهم را گفتیم و با یک فرمول مهم کارتان را راحتتر میکنیم:
| فرمول مدریت انرژی 🚀
هر ۹۰ دقیقه ذهنی > ۱۰ دقیقه جسمی > ۳۰ ثانیه عاطفی یعنی: بعد از هر ۹۰ دقیقه کار متمرکز (ذهنی)، بلند شو (جسمی)، حرکت کن یا نفس بکش، و در آخر چند ثانیه شکرگزاری یا تاکید مثبت (عاطفی) انجام بده. این ترکیب برنده، سه بعد انرژی را بهصورت پیوسته شارژ میکند. |
ویژگیهای یک برنامهریزی روزانه مؤثر
۳ نکتۀ مهم جهت تکمیل دانستههای میگوییم و بعد میرویم سراغ ابزارها و اپهای کمکی. 👇
۱) روتینهای ثابتی برای صبح و شب بگذارید
در کتاب صبح جادویی (اثر هال الرود) گفته شده است که روتینهای روزانه «سیستمهای اتوماتیک موفقیت» هستند. یعنی چه؟
در واقع روتینها باعث میشوند که مغز بدون نیاز به انگیزه یا فکر کردن زیاد، در مود اجرای برنامهها قرار بگیرد و ذهن و بدن وارد یک ریتم پایدار بهرهوری میشوند.
توصیه من این است که یک روتین سبک و خوشایند را برای شروع روز انتخاب کنید. مثلاً به پیشنهاد خود هال الرود میتوانید این روتین را هر صبح اجرا کنید و معجزه را ببینید:
- پنج دقیقه مدیتیشن یا تمرین تنفسی
- مرور جملات تاکیدی مثبت (در مقاله مانترا چیست در این باره بیشتر بخوانید.)
- تمرین تصویرسازی (چند دقیقه چیزهایی که میخواهید در ذهنتان تجسم کنید.)
- ۱۰ دقیقه تمرین کششی انجام دهید
- ژورنالینگ کنید (احساساتتان را داخل یک دفتر بنویسید.)
- شروع به نوشتن برنامه روزانه کنید
برای شب هم میتوانید روتین زیر را داشته باشید:
- مرور روز: چه چیزهایی خوب پیش رفت؟ چه چیزهایی نه؟
- نوشتن ۳ کار مهم روز بعد: کلید طلایی جلوگیری از پراکندگی
- ریلکسیشن: چای، دمنوش، دوش آب گرم، کتاب سبک
- خاموشی دیجیتال: ۳۰–۶۰ دقیقه قبل از خواب، ورودی ذهن را کاهش دهید
یادتان باشد که روتین روزانه باعث میشود روزهایتان پیشبینیپذیرتر، آرامتر و قابل مدیریتتر باشند.
۲) تصمیمگیری را کاهش دهید
در کتاب عادتهای اتمی، اثر جیمر کلیر، اشاره شده است ذهن برای تصمیمگیری انرژی زیادی مصرف میکند و هر تصمیم کوچک، حجم «بار شناختی» شما را بالا میبرد. وقتی بار ذهنی زیاد شود چه اتفاقی میافتد؟ استرس، تعلل و خستگی ناشی از تصمیمگیری (Decision Fatigue) را تجربه میکنید.
بنابراین برنامهریزی مؤثر یعنی: تصمیمگیری کمتر و عمل بیشتر.
حالا چطور تصمیمگیری را کم کنیم؟
- سیستمسازی: مثلاً روتین صبح را هر روز اجرا کنید تا عادت کنید یا زمان مشخصی برای حمام، ورزش یا تمیزکاری داشته باشید.
- انتخابهای تکراری: انتخابهای تکراری مثل لباس یکسان، وعده غذایی یکسان، ورزش یکسان و … نیاز به انتخاب را کم میکنند.
- سادهسازی برنامه روزانه: از ۳ کار اولویتدار شروع کن و فقط یک کار «خیلی مهم» داشته باش.
در کل، بدانید و آگاه باشید که مغز در برابر سختی مقاومت میکند؛ پس هرچه برنامه سادهتر باشد، پایبندی به آن بیشتر است.
۳) بازبینی را فراموش نکنید
بازبینی برنامه در آخر روز (Evening Review) یکی از مهمترین عادتهایی است که تقریباً همه متخصصان توسعه فردی –از پیتر دراکر گرفته تا جیمز کلیر، برایان تریسی، کال نیوپورت و رابین شارما– روی آن تأکید دارند.
وقتی کارهای نیمهتمام و برنامه فردا را در پایان روز مرور میکنیم، ذهن از حالت درگیری آزاد میشود و تنش و اضطراب کاهش مییابد، خواب بهتر و سبکتر میشود و پرش و نشخوار ذهنی کمتر میشود. این کار شبیه «بستن تبهای ذهنی» است.
ابزارهای و اپلیکیشنهای برنامهریزی روزانه
سه تا راه برای برنامهریزی منظم دارید:
- خودتان داخل دفتر جدول بکشید یا روی کاغذ پرینت بگیرید
- از دفتر برنامهریزی روزانه استفاده کنید
- از اپلیکیشن برنامهریزی استفاده کنید
در ادامه پیشنهادات خودمان را برای هر کدام مطرح میکنیم.
۱) دانلود قالب برنامهریزی میلاپلن
ما برایتان ۷ قالب مختلف برای برنامهریزی روزانه را آماده کردهایم که میتوانید پرینت بگیرید و استفاده کنید. برای دانلود قالبها وارد لینک زیر شوید، افزودن به سبد خرید را بزنید و در سایت ثبتنام کنید. نیازی به پرداخت هیچ هزینهای نیست و بعد از ثبتنام میتوانید قالبها را دانلود و استفاده کنید.
✅ دانلود قالب برنامهریزی روزانه
۲) اپلیکیشن Tick Tick
نسخه رایگان اپلیکیشن تیکتیک امکانات زیادی دارد و میتوانم بگویم که برای برنامهریزی روزانه فوقالعاده است! از جمله امکانات این اپلیکیشن میتوانم به موارد زیر اشاره کنم:
- امکان تعریف لیستهای مختلف (مثل روتین صبح، روتین شب، برنامه کاری، برنامه شخصی، کارهای خانه و…)
- تایمر برای تمرکز کردن (تایمر پومودورو)
- دارای Habit Tracker
- دارای ماتریس آیزنهاور (بالاتر درباره آن صحبت کردیم)
- قابلیت تعریف تگ روی وظایف
- دارای تقویم (در نسخه پولی)
نکته: اپ TickTick بهخاطر قابلیت تعریف تگ و دستهبندی وظایف، بهعنوان to-do list manager عملکرد خیلی خوبی دارد.
۳) اپلیکیشن Notion
ویژگی اصلی نوشن این است که هرکس میتواند تمپلیت دلخواهش را با آن بسازد. کار کردن با آن هم به مرور زمان برایتان ساده میشود. البته ناگفته نماند که قالبهای آمادۀ زیادی هم برای نوشن ساخته شده است که میتوانید از آنها استفاده کنید.
از قابلیتهای اصلی Notion به موارد زیر میتوانیم اشاره کنیم:
- ویرایش آسان
- استفاده شخصی و حرفهای
- بهاشتراکگذاری برنامه با افراد دیگر
- مجهز به هوش مصنوعی (در نسخه پولی)
- قابل اجرا در موبایل، وب و کامپیوتر
- و …
در کل برنامهریزی با نوشن مثل بازی با لگو است. شما با کنار هم گذاشتن بلوکهای مختلف، میتوانید قالب دلخواهتان را برای برنامهریزی بسازید.
۴) اپلیکیشن Routine
اگر دوست دارید برنامه روزانه، هفتگی و ماهانه را در یک نگاه ببینید و مشکلی با تقویم میلادی ندارید، این اپ مناسب شماست. تنها عیب Routine -از نظر من- این است که از تقویم شمسی پشتیبانی نمیکند و هفته از یکشنبه شروع میشود؛ اما بهخاطر مزایایی که دارد، میشود از این ایراد کوچک چشمپوشی کرد.
چندتا از قابلیتهای مهم روتین عبارتند از:
- نماش بلوک زمانی (time-blocking) در تقویم
- قابلیت اتصال به گوگل کلندر (هرچه ایجاد کنید در گوگل کلندر هم میتوانید ببینید)
- دارای تقویم میلادی
- نمایش تقویم به شکل روزانه، هفتگی و ماهانه (فقط در نسخه پولی ماهانه را نشان میدهد؛ اما چون با گوگل کلندر سینک میشود چیزی را از دست نمیدهید)
- مشاهده تسکهای امروز در قسمت Agenda (عالی برای برنامهریزی روزانه)
- دارای بخش یادداشتها
- دارای بخش ژورنال که خلاصه فعالیتهای شماست
- قابل استفاده در ویندوز، وب و موبایل
جمعبندی
اگر تا اینجا آمدهاید، به شما تبریک میگویم! چون واقعاً و قلباً میخواهید که برنامهریزی را جزوی از زندگیتان کنید و به موفقیت برسید! یادتان باشد که برنامهریزی یعنی یک ویژگی که انسان میتواند با آن در زمان خود صرفه جویی و بهترین استفاده را از وقت ببرد. هرچه زودتر به این ویژگی مسلط شوید، برایتان بهتر است.
برای جمعبندی، نکات مهم در برنامهریزی روزانه را مرور میکنیم:
- ساده شروع کنید؛ سنگ بزرگ نشانه نزدن است
- از تکنیک بلوک زمانی و ماتریس آیزنهاور کمک بگیرید
- تصمیمگیری را کمتر کنید تا انرژی بیشتری ذخیره شود
- حتماً آخر شب برنامه را مرور کنید تا فردا روز بهتری داشته باشید
- قدرت روتین را دست کم نگیرید!
باز هم اگر سوالی درباره هر یک از نکات گفتهشده یا اپهای برنامهریزی داشتید، حتماً از ما بپرسید.
